Dos presupuestos para lo mismo con 30.000 € de diferencia: dónde está el truco

Es tentador pensar que el presupuesto caro es un abuso y el barato la oferta honesta. Casi nunca es así. Lo habitual es que el proveedor barato haya entendido menos de lo que tú creías estar pidiendo, o que haya decidido no contarte todavía lo que falta, sabiendo que aparecerá más adelante con otro nombre.

Pediste, por ejemplo, «una web con sistema de reservas» a dos proveedores distintos. Uno te responde con 40.000 €. El otro, con 70.000 €. Sobre el papel, pediste lo mismo a los dos. En la práctica, cada uno ha presupuestado su propia interpretación de esa frase, y esas dos interpretaciones no tienen por qué parecerse en nada.

#Lo que casi nunca aparece en el presupuesto barato

Hay una lista de cosas que rara vez figuran en la propuesta más económica, no porque el proveedor las esté ocultando con mala intención, sino porque nadie las pidió explícitamente y él ha decidido, en silencio, que no entraban:

• La migración de los datos que ya tienes. Tus clientes actuales, tu historial de reservas, tu catálogo de productos. Traspasar todo eso desde el sistema antiguo al nuevo es trabajo, y trabajo que no aparece solo porque nadie lo mencionó en la reunión.
• Las integraciones con lo que ya usas. Tu sistema de facturación, tu herramienta de email, tu pasarela de pago. «Sistema de reservas» no dice nada sobre si tiene que hablar con esas otras piezas, así que cada proveedor decide por su cuenta si lo incluye o no.
• Los permisos por tipo de usuario. Que un administrador pueda ver y editar todo, pero un empleado de atención al cliente solo pueda consultar reservas, es una función que cambia bastante el trabajo de fondo y que muy pocas veces se pide con esas palabras.
• El comportamiento en el móvil. No es lo mismo que la web «se vea bien» en un teléfono a que funcione con la misma comodidad que en un ordenador. La diferencia entre ambas cosas es más trabajo del que parece a simple vista.
• La formación de tu equipo. Que alguien les enseñe a usar el sistema nuevo, resuelva dudas las primeras semanas y deje una guía escrita.
• El mantenimiento del primer año. Quién arregla lo que falle, quién aplica las actualizaciones de seguridad, si eso está incluido o se factura aparte cada vez que ocurre.

Ninguna de estas seis cosas es un capricho ni un extra de lujo. Son partes normales de cualquier proyecto de software bien hecho. Simplemente, no siempre están en el precio si nadie las puso por escrito en el encargo.

Imagina una sala de conciertos que pide presupuesto para renovar su sistema de venta de entradas. El proveedor barato entiende «sistema de venta» como la pantalla donde el cliente elige su entrada y paga. El proveedor caro ha incluido además cómo se reparten los asientos por zonas, qué pasa cuando alguien pide un reembolso, cómo se avisa al equipo de taquilla el día del evento y qué informe recibe la dirección al día siguiente con lo vendido. Los dos han presupuestado «un sistema de venta de entradas». Solo uno de los dos ha presupuestado el que la sala necesita de verdad para funcionar la noche del concierto.

#Por qué esto no es mala fe, casi nunca

Aquí está la parte incómoda de aceptar: si tú pediste «una web para reservas» sin más detalle, los dos proveedores han presupuestado su propia interpretación de esa frase, y ambas interpretaciones son legítimas. Uno ha asumido que quieres solo lo esencial para arrancar. El otro ha asumido que quieres algo pensado para crecer, con permisos, integraciones y un año de soporte por detrás. Ninguno de los dos te ha mentido. Los dos te han respondido a preguntas ligeramente distintas, porque tú hiciste una pregunta que admitía más de una lectura.

#El concepto clave, sin usar la palabra técnica

Hay una idea que conviene interiorizar aunque nadie te la explique con esas palabras en la reunión: lo que no está escrito en el encargo no está en el precio. Y lo que no está en el precio no desaparece: simplemente aparece más tarde, ya en marcha el proyecto, con la frase «eso no estaba contemplado» seguida de una factura adicional que nadie había anunciado.

Esa frase no es casi nunca un engaño deliberado. Es la consecuencia directa de haber pedido algo sin precisar del todo qué incluía. El proveedor cumplió exactamente lo que firmó. Tú esperabas algo más amplio de lo que firmaste. Los dos tenéis razón desde vuestro punto de vista, y esa es precisamente la trampa que conviene evitar antes de firmar nada, no después.

#Cómo hacer comparables dos presupuestos

Para comparar dos propuestas de verdad hay que dejar la cifra final para el último momento y empezar por otro sitio: pedir a ambos proveedores que respondan, por escrito, a la misma lista concreta de preguntas antes de decidir con cuál te quedas:

• ¿Incluye migrar los datos que ya tenemos, o hay que traspasarlos a mano?
• ¿Incluye conectar con las herramientas que ya usamos hoy, y con cuáles exactamente?
• ¿Contempla distintos niveles de permiso según el tipo de usuario?
• ¿Está probado y adaptado para funcionar bien en móvil, o solo «se ve»?
• ¿Incluye formación para nuestro equipo, y cuánta?
• ¿Qué pasa el primer año si algo falla: está incluido o se cobra aparte?

Cuando envías esta misma lista a los dos proveedores, ocurre una de dos cosas. O ambos responden que sí a todo y entonces la diferencia de precio sí merece una pregunta directa sobre qué la justifica. O uno responde que sí a todo y el otro que no a la mitad, y en ese momento la diferencia de 30.000 € deja de ser un misterio: no eran dos precios para el mismo proyecto, eran dos proyectos distintos con el mismo nombre.

#Una advertencia sobre el precio cerrado

Hay una tentación razonable de pensar que un precio cerrado te protege: pase lo que pase, no vas a pagar más de esa cifra. Pero un precio cerrado sobre un alcance vago no te protege de nada. Te garantiza, eso sí, una discusión, porque cuando aparezca algo que tú dabas por incluido y el proveedor no, cada uno defenderá su propia lectura del encargo original, y el precio cerrado no dice quién tiene razón: solo dice cuánto se pagó por lo que sí quedó escrito.

Un precio cerrado solo protege de verdad cuando está cerrado sobre un alcance detallado. La cifra sin el detalle detrás es una promesa que suena tranquilizadora y no lo es.

Esto no quiere decir que el precio cerrado sea mala idea, ni que debas exigir siempre pagar por horas. Quiere decir que la seguridad no viene de la forma de facturar, sino de lo bien descrito que esté lo que se va a construir. Un precio cerrado sobre un alcance de una página es una apuesta. Un precio cerrado sobre un alcance de diez páginas, con cada función descrita una por una, es un contrato de verdad.

#La lista para comparar cualquier presupuesto de software

Antes de aceptar cualquier propuesta, comprueba que responde con claridad a esto:

1. Qué incluye exactamente, punto por punto, no como descripción general sino como lista.
2. Si incluye migrar los datos existentes.
3. Con qué otros sistemas se integra y con cuáles no.
4. Cómo gestiona los distintos tipos de usuario y sus permisos.
5. Cómo se comporta en móvil, no solo si «se adapta».
6. Si incluye formación para tu equipo y en qué formato.
7. Qué pasa el primer año tras el lanzamiento: quién mantiene, quién arregla, a qué coste.
8. Qué plazo tiene y qué ocurre si se retrasa.

Con esa misma lista respondida por dos proveedores distintos, comparar deja de ser adivinar quién te está timando y pasa a ser, simplemente, comparar dos precios sobre el mismo encargo. Que es lo que tenías que haber podido hacer desde el principio.